Castrop

Eigenbelege sind nur eine Notfalllösung

 

Keine Buchung ohne Beleg. Diese Aussage kennt jeder Buchhalter und auch jeder Unternehmer hat sie schon gehört. Normalerweise ist das kein Problem und die Belege in Papierform oder auch elektronisch sind vorhanden. Doch was ist, wenn mal eine Quittung verloren geht oder in der Eile vergessen wird, den Beleg anzufordern oder mitzunehmen? So kann es beispielsweise bei Dienstreisen schnell passieren, dass bar bezahlt wurde und ein Beleg nicht mehr auffindbar ist oder vergessen wurde. Die verauslagten Aufwendungen sind aber dennoch betrieblich veranlasst, auch ohne Beleg und die Kosten sollen in der Buchhaltung erfasst werden. Zunächst ist dann immer zu prüfen, ob eine Zweitrechnung bzw. Kopie erstellt werden kann. Eine Hotelrechnung kann in der Regel problemlos als Kopie angefordert werden. Insbesondere bei größeren Ausgaben ist es wichtig, sich einen Ersatzbeleg zu beschaffen und darauf den Verlust des Originalbelegs festzuhalten. Damit lassen sich Diskussionen mit den Finanzbehörden vermeiden. Doch nicht bei jedem Beleg ist das möglich, z. B. bei Auslandsdienstreisen kann es schwierig werden, Ersatzbelege zu beschaffen. Dann kann ein Eigenbeleg die Lösung sein.

In der Praxis sind aber auch Sachverhalte anzutreffen, bei denen es gar keine Belege gibt. Dazu zählen u. a. Trinkgelder. In vielen Unternehmen gilt deshalb die Anweisung, dass das Trinkgeld zumindest handschriftlich auf der Bewirtungsrechnung erfasst werden soll. Doch beim Trinkgeld für das Zimmermädchen oder den Hotelportier geht auch dies nicht. Auch Parkautomaten im Parkhaus und andere Münzeinwurfautomaten (z. B. der Waschautomat an der Tankstelle) geben nicht immer Belege aus. Und wenn sie Belege ausgeben, dann besteht gerade bei ihnen die Gefahr des Verlierens, da sie oftmals mal schnell in die Hosentasche gesteckt werden, sodass der Beleg nicht mehr auffindbar oder unleserlich wird. Die Parkkosten für den Dienstwagen sollen aber dennoch als Betriebsausgabe in der Buchhaltung erfasst werden. Das ist grundsätzlich auch möglich. Da aber auch im digitalen Zeitalter keine Buchung ohne Beleg erfolgen darf, muss in solch einem Fall zwingend ein Eigenbeleg als Notfalllösung erstellt werden.

Hinweis:
Doch Vorsicht, Eigenbelege werden nur anerkannt, wenn die Ausgaben betrieblich oder beruflich notwendig und in ihrer Höhe glaubwürdig sind. Sie sollten also stets nur das letzte Mittel sein, damit ein Betriebsausgabenabzug möglich ist. Den Vorsteuerabzug rettet dagegen nur eine Ersatzrechnung, denn dieser ist nur bei Vorlage einer ordnungsgemäßen Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer zulässig. Ein Eigenbeleg berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.

Für die Gestaltung eines Eigenbelegs gibt es kein Muster. Empfehlenswert ist es, sich an den Vorgaben für eine ordnungsmäßige Rechnung zu orientieren und möglichst die folgenden Angaben zu erfassen:

• Vollständiger Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistungen
• Zeitpunkt der Leistung
• Entgelt
• Zahlungsnachweis (z.B. Überweisungsbeleg), wenn dies möglich ist.

Beispiel:
Der leitende Mitarbeiter Tom Müller trifft sich mit dem Architekten, der die Planung des neuen Firmengebäudes übernommen hat. Der Dienstwagen wird in der Tiefgarage des Bürogebäudekomplexes geparkt. Nach einem erfolgreichen Gespräch bezahlt er am Parkautomaten mit der EC-Karte. Jedoch vergisst er dafür einen Beleg auszudrucken. In der Firma angekommen, bemerkt er sein Versäumnis und erstellt den folgenden Eigenbeleg.

                                                              Eigenbeleg

Erstellt von:                       Tom Müller, Angestellter der Firma Musterspezial GmbH
Über Gesamtbetrag:           5,00 Euro
Zahlungsempfänger:          Bürogemeinschaft / Tiefgarage Musterstraße 10 in 12345 Musterhausen
Leistung:                           3 Stunden Parken mit PKW MH – TM 1234
Leistungszeitpunkt:            25.07.2019

Eine Rechnung/Parkquittung kann nicht vorgelegt werden, da keine Quittung automatisch erstellt
wurde. Aus Zeitgründen wurde die separate Druckanforderung übersehen.

Die Zahlung erfolgte mit EC-Karte der Musterbank AG.
Ich erkläre, dass meine Angaben richtig und vollständig sind.
Ort, Datum                          Unterschrift                                             Unterschrift des Vorgesetzten

Tipp:
Eigenbelege sollten auch erstellt werden, wenn der Fremdbeleg zwar noch vorhanden ist, aber auf Grund äußerer Umstände kaum noch lesbar ist. Dann bilden Eigen- und Fremdbeleg eine Einheit. Soweit die Lesbarkeit durch das dauerhafte Archivieren mittels Belegscannen verbessert wird, sollte dies gegenüber dem Eigenbeleg die erste Wahl sein.

(Stand: 29.07.2019)